La carte carburant est utilisée par les entreprises afin de faciliter l’achat de carburant par les collaborateurs et permet de rationaliser la consommation globale de la flotte. Indispensable pour les entreprises de transport, elle est également utilisée par les entreprises qui demandent à leurs collaborateurs de se déplacer. Faisons un focus sur ce véritable allié du quotidien.
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Qu’est-ce que la carte carburant ?
L’employeur remet une carte au collaborateur qui a besoin de se déplacer pour régler les frais de carburant. Elle fonctionne comme une carte de crédit. Il suffit de l’insérer dans l’appareil de paiement et de saisir le code PIN pour régler la facture. La carte carburant permet ainsi au collaborateur de ne pas avancer les frais de déplacement puisque c’est l’employeur qui est débité ou facturé. L’employeur peut également utiliser une carte carburant pour lui-même.
Les cartes peuvent être pré-payées ou post-payées. Depuis l’application internet, vous avez accès aux transactions réalisées par vos collaborateurs en temps réel ou vous disposez d’une facture mensuelle avec un récapitulatif de tous les paiements effectués. Grâce à la carte carburant, la gestion des notes de frais est simplifiée. La récupération de la TVA l’est également puisqu’un récapitulatif spécifique est disponible. Aussi, la carte carburant permet d’avoir des remises sur les prix d’achat.
Comment fonctionne la carte carburant ?
L’employeur signe une convention avec un réseau de distributeurs en particulier, et celui-ci doit couvrir la zone de déplacements induits pas l’activité. Afin que la carte carburant réponde aux besoins de l’entreprise, il est possible de choisir des options et des restrictions d’utilisation.
Chaque carte comporte un numéro d’identification qui lui est propre afin de pouvoir en suivre l’utilisation. Elle peut être affiliée à un véhicule en particulier, et il est possible de demander au collaborateur de saisir l’immatriculation du véhicule et son kilométrage afin d’en contrôler l’utilisation professionnelle.
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Peut-on limiter l’utilisation de la carte carburant ?
Il est possible de limiter les achats à un seul type de carburant. Ainsi, il ne sera pas possible d’acheter du sans plomb si le véhicule consomme du diesel. Aussi, l’utilisation de la carte peut être limitée aux jours ouvrés si votre collaborateur travaille du lundi au vendredi.
Certaines cartes permettent d‘acheter le carburant chez une enseigne en particulier et d’autres sont multi-enseignes. Vous avez également la possibilité d’en limiter l’utilisation à certaines zones géographiques.
Peut-on acheter d’autres services avec la carte carburant ?
Selon les choix que vous faites et votre activité, vous pouvez permettre l’achat d’autres services que le carburant, comme par exemple le lavage du véhicule, l’aspirateur ou encore l’air pour les pneus.
Ces services garantissent un meilleur entretien courant de la flotte par les collaborateurs. Vous pouvez également ajouter à ces services le paiement des péages et des parkings partenaires, l’achat de consommables dans les boutiques distributrices de carburant, et éventuellement l’achat de nourriture en grande surface affiliée.
La carte carburant, un avantage pour l’employeur et le collaborateur
La carte carburant est avantageuse pour les entreprises. Peu coûteuse, elle permet de simplifier les démarches administratives et d’avoir un suivi au réel de la consommation des collaborateurs. Par ailleurs, elle représente un véritable outil de rationalisation et de gestion des dépenses, et elle mérite ainsi de faire partie intégrante de la stratégie financière de l’entreprise.
Pour le collaborateur, ne plus avoir à rédiger de longues notes de frais, justificatifs à l’appui, et ne plus avoir à avancer des frais parfois conséquents liés à son travail représente un avantage certain, au même titre que les avantages sociaux déjà accordés dans l’entreprise.