Les déplacements professionnels constituent un poste de dépenses important pour les entreprises, et la gestion d’un parc de véhicules nécessite une certaine rigueur administrative.
Achat, entretien et attribution des véhicules, ravitaillement régulier en carburant, gestion des frais de stationnement et de péages générèrent d’innombrables factures et tickets, parfois sources de tensions et d’erreurs de saisie.
Pour vous faciliter la tâche, la plupart des enseignes proposent des cartes de paiement qui permettent de régler directement le plein d’essence ainsi que certains services annexes. Découvrez en détail tous les bénéfices que peut apporter une carte carburant dans la gestion d’une flotte de véhicules d’entreprise.
Une carte carburant est très simple d’utilisation
Tout comme une carte bancaire, une carte carburant est nominative (au nom de l’entreprise), et sécurisée par un code secret, qui la bloque après 3 saisies erronées. L’utilisateur règle le carburant directement à la pompe en utilisant le terminal de paiement, ou à la caisse de la station-service. Elle peut également servir à régler des services annexes, comme le nettoyage du véhicule, ou des achats dans la boutique.
Le commerçant émet alors un reçu, et la transaction est automatiquement reportée sur la facture, qui sera à régler le mois suivant, sans prélèvement direct sur le compte de l’entreprise.
Il s’agit d’un service réservé aux professionnels mais néanmoins accessible à absolument tous les types de structures : TPE/PME, administrations, artisans, etc.
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Elle simplifie la gestion du carburant pour les salariés
Une carte carburant dispense vos collaborateurs de manipuler directement l’argent de l’entreprise. Il est ainsi inutile d’avoir sur soi la carte bancaire de la société, ou d’avancer les frais de carburant avec ses fonds personnels.
Les salariés n’ont plus à se soucier de conserver précieusement de nombreux tickets, ni de transmettre des notes de frais à leur employeur pour se faire rembourser. Une carte carburant permet à vos collaborateurs d’être autonomes dans la gestion du véhicule qui leur est attribué.
Ils ont la possibilité de se ravitailler en carburant dans n’importe quelle station du réseau, et d’acheter d’autres services annexes autorisés, comme des produits de la boutique ou des prestations de parking ou de lavage.
La facturation est facilitée
L’utilisation d’une carte carburant facilite le travail du personnel administratif. Les comptables doivent habituellement centraliser des dizaines, voire des centaines de reçus chaque mois. Grâce à l’utilisation d’une carte carburant, une seule facture est émise, de manière mensuelle ou bimensuelle, allégeant considérablement le travail de gestion.
Il s’agit d’une facture unique pour tous les achats de carburant, dans toutes les stations services partenaires. Celle-ci peut également inclure tous les services associés souscrits, comme les télépéages et parkings, afin de centraliser tous les frais liés aux déplacements professionnels.
Cette facturation très simple facilite la récupération de la TVA et permet d’optimiser la flotte de véhicules. Les factures de carburant sont de plus reportées au mois suivant, permettant une plus grande souplesse dans la trésorerie.
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Elle facilite le suivi des dépenses
Grâce aux outils de suivi intégrés au service, et aux documents récapitulatifs, chaque poste de dépense peut être analysé : les stations-services les plus utilisées, la consommation précise pour chaque carte (et donc par véhicule), et la classification des dépenses par produit, ou par point de vente. Combinée à un logiciel de gestion de parc automobile, l’utilisation d’une carte carburant permet une analyse précise des frais de déplacements.
Un espace en ligne est également proposé au gestionnaire, pour effectuer un suivi régulier supplémentaire si besoin, et paramétrer la carte en direct : plafonds, options, blocage à distance, etc.
La maîtrise des coûts passe aussi par le choix du distributeur : vous avez la certitude que vos collaborateurs se ravitaillent en carburant dans des enseignes dont la gamme de prix correspond au budget de l’entreprise.
Les options sont totalement personnalisables
Tous les paramètres d’utilisation de la carte carburant peuvent être modifiés directement en ligne, dans un espace sécurisé dédié :
- Paiements plafonnés, mensuellement ou quotidiennement, ou quantité maximale autorisée.
- Limitations : restrictions horaires pour les week-ends, ou utilisation limitée à certaines plages horaires
- Zone géographique : limitation à un périmètre particulier
- Personnalisation du code confidentiel
- Vérifications lors des achats (saisie du kilométrage ou de l’identifiant du conducteur)
- Choix des services annexes réglables avec la carte : type de carburant, lavages, aspirateurs, boutiques, parkings, etc.
Simulation prix carte carburant
Elle est entièrement sécurisée
Une carte carburant d’entreprise permet un plus grand contrôle, grâce aux systèmes de sécurité, et propose des alertes par e-mail en cas de transaction imprévue ou anormale (achats le week-end, grandes quantités, horaires tardifs, etc.).
Chaque conducteur peut avoir son propre identifiant dans le système, à saisir à chaque transaction, pour un meilleur suivi. Le Distributeur Automatique de Carburant peut également demander de saisir le kilométrage du véhicule.
Le code PIN peut lui-même être personnalisé, afin de choisir un code facile à retenir pour tous les salariés, et que ces derniers ne soient pas tentés de le noter sur un papier conservé avec la carte.
Des plafonds de paiement et restrictions horaires contribueront à une sécurité totale de vos achats de carburant.
Avec autant d’avantages, leur usage tend à se généraliser dans toutes les entreprises, quelle que soit la taille de leur flotte de véhicule. L’utilisation d’une carte carburant est la meilleure solution pour les entreprises qui disposent de véhicules professionnels.
Elle permet une totale maîtrise des coûts, une analyse précise des dépenses en carburant, et permet d’éviter de multiples transactions entre vos salariés et votre équipe de comptabilité.
Totalement sécurisée, elle offre un gain de temps considérable aux équipes administratives tout en étant beaucoup plus pratique à utiliser sur le terrain.